Práticas para criar uma cultura de automação
- Março 4, 2022
A automação veio mudar a forma como comunicamos e colaboramos e – pasma-te – veio para ficar. Representa a aliança da tecnologia às atividades quotidianas e repetitivas de uma empresa.
A criação e promoção de uma cultura empresarial positiva torna-se, cada vez mais, uma prioridade para as empresas. A Cultura da tua empresa é a forma como as pessoas saem da cama de manhã. É o ambiente que as pessoas vivem no dia-a-dia, são os valores, costumes e tradições que praticam, é a motivação que as pessoas têm para fazer o seu trabalho bem feito. São as conexões que existem entre os membros da equipa. É muito mais que um conjunto de declarações impressas e afixadas.
Deves estar a perguntar-te como é que a automação e a cultura estão relacionadas. Não só estão relacionadas, como a implementação da automação provavelmente falhará se não tiveres uma forte cultura que a suporte. Explico tudo.
A Automatização veio para ficar
“Com a pandemia, 57% das empresas afirmam ter feito mudanças e adaptações à sua cultura.” Diz Mike Sharkey num artigo publicado para Meta.
E é mesmo assim. A pandemia veio acelerar o inevitável. As empresas começaram a reavaliar as suas prioridades e a mostrar vontade e intenção de promover locais de trabalho onde os colaboradores se sintam bem, seguros, incluídos, inspirados e produtivos. Os próprios locais físicos de trabalho sofreram uma transformação, que embora fosse previsível, foi impulsionada pela pandemia. As empresas estão a adaptar-se, mais depressa que nunca, a um futuro remoto. Todos estes fatores têm impacto na cultura que se desenvolve.
Como resultado desta evolução, a tecnologia e a automação desempenham, cada vez, mais um papel crucial nas empresas.
É aqui que a automação e a cultura de uma empresa se cruzam. Para que a introdução da automação nas empresas tenha sucesso, é crucial que todos os membros das equipas a abracem como parte da própria cultura.
Ao contrário do que a generalidade da população pensa, a automação não existe para substituir pessoas e postos de trabalho humanos. Pelo contrário, vem complementar e facilitar esse trabalho e o seu bom funcionamento depende do trabalho das pessoas.
A automação pode ser muitas coisas, mas baseia-se na criação de processos, evitando que os colaboradores tenham que fazer tarefas chatas e repetitivas, podendo imputar esses esforços em tarefas e trabalhos criativos e complexos, que não podem ser feitos por robôs.
Para que estes processos sejam bem criados e implementados, é necessário existir um alinhamento e uma aceitação ao longo de toda a empresa.
Infelizmente, o mais comum é as pessoas de uma organização não receberem a automação e a Inteligência Artificial de braços abertos, quer seja por medo de ficarem sem as suas posições, por resistência à mudança ou por dificuldade em compreender. Por esta razão, a criação, implementação e alimentação de uma Cultura de Automation First é crucial. É importante explicar e mostrar as vantagens da criação destes processos, mostrando que mais que tudo, estas ferramentas servem para impulsionar o trabalho e as capacidades humanas e alimentar uma cultura de apoio e suporte, enquanto estas tecnologias disruptivas são implementadas.
Vantagens da Automatização
Quais são, afinal, as vantagens da Automação?
Primeiro, os teus colaboradores vão ficar mais livres para desempenhar funções e completar tarefas mais complexas e importantes, uma vez que as tarefas rotineiras e aborrecidas passam a ser trabalho da automação.
Passando essas tarefas a ser completadas pela automação, diminuindo os erros humanos e tendo os colaboradores mais tempo para investir noutras tarefas, a qualidade do trabalho vai aumentar. Para além disso, as coisas importantes vão ser desenvolvidas e ter atenção com maior frequência.
Por outro lado, os processos efetuados pela automação tornam-se rastreáveis, repetíveis e mais independentes de pessoas específicas. Significa que, se um colaborador tirar férias ou tiver que se ausentar por doença ou outra razão, os processos pelos quais este estava responsável continuam a funcionar normalmente.
Artigo relacionado: 10 Formas de Poupar Tempo e Dinheiro com a Automação de Marketing
O que é uma "Cultura de Automação"?
A Cultura de Automação é aquela em que não existe atrito entre as pessoas e a tecnologia e em que estas trabalham lado a lado.
A Cultura de Automation First surge para permitir às equipas entregar trabalho. Para atingir esta cultura, é necessário arquitetar programas de trabalho, ao longo das organizações, feito em simultâneo pelos humanos e pelas máquinas.
Embora a sua implementação seja desafiante, no mundo atual em que vivemos – competitivo e dinâmico – os negócios têm que agir e responder rapidamente, através de processos rigorosos e repetíveis, prontos a ser implementados e usados.
O papel desta Cultura é promover a união das ferramentas de automação e construir processos e fluxos de trabalho. Uma vez que a base de qualquer organização são as pessoas, o seu valor não pode ser subestimado na adoção deste tipo de cultura.
Quando bem implementada, a Automação representa uma enorme importância no bom funcionamento e no sucesso de uma organização.
As nuances do conhecimento e da experiência humana estão inerentes a cada indivíduo específico – significa isto que, ao longo de toda a tua organização, tens muita informação e interações históricas que se podem perder facilmente. Por essa razão, a documentação e a partilha de conhecimento representam mitigadores cruciais e repositórios de insights. Para além disso, a automação contribui para a preparação e mitigação de falhas.
Como implementar a cultura de automação na empresa?
Para que a Cultura de Automação seja bem aceite e implementada na tua empresa, é importante que:
- Exista comunicação transparente com os colaboradores
- Os colaboradores sejam e se sintam ouvidos
- Os empregadores se adaptem e se conectem aos seus colaboradores.
Mas, afinal, como deve ser feita essa implementação? Deixamos 5 práticas que deves seguir, para que a tua empresa adote a Automation First:
- Mudança no Mindset – Mostra aos teus colaboradores os benefícios da automação, explica-lhes porque é que não é necessário terem receio. A automação significa aumento, não substituição. Ao promover este mindset, estás a evoluir para um local em que as implementações tecnológicas fazem parte de um programa de gestão da mudança empático e centrado nas pessoas.
- Envolvimento por parte da Liderança – os líderes dão o exemplo. Quanto mais envolvimento estes mostrarem e tiverem com a automação, mais vão priorizar a sua aceleração.
- Ponte entre as Tecnologias de Informação e os Stakeholders do negócio – As perspectivas dos Stakeholders são cruciais e não são substituíveis. Por isso, estes devem fazer parte do processo de automação
- Consciencialização e Promoção do Entusiasmo – quanto maior for a promoção de resultados tangíveis, mais entusiasmo as equipas vão mostrar na adoção da automação. É importante que cada equipa saiba aquilo em que a automação a vai beneficiar.
- Aprendizagem como um Objetivo Contínuo – um sistema de aprendizagem contínua é a única forma de manter a velocidade necessária para atingir as necessidades da era Automation First. Este sistema passa por documentar o novo conhecimento, à medida que as pessoas o vão adquirindo. Uma boa documentação ajuda as empresas a evitar trabalho duplicado e a aumentar a velocidade de Automações de Processos futuras.
Exemplos de Automação
Alguns dos exemplos de automação no Marketing mais comuns são:
- Email Marketing – Por exemplo, o envio de um email automático de Boas Vindas, quando o cliente se regista no website ou app.
- Criação de Formulários – com a automação é possível inserir formulários de contacto em diferentes estágios da compra, para obter dados mais específicos sobre os interessados.
- Criação de Call To Action
- Automação de Fluxos – Por exemplo, programando uma série de emails para enviar a uma lead, com conteúdos relacionados ao que esta mostrou interesse e/ou com lembretes importantes.
- Segmentação da Base de Dados – Através da criação de um conjunto de regras, a segmentação pode passar a ser feita de forma automática.
- Lead Scoring – A automação permite criar regras de forma a automatizar a Classificação da Qualidade das Leads, consoante as ações que estas tomam, permitindo o envio de conteúdos apropriados.
- Integração com o CRM
- Redes Sociais – Torna possível a automatização e programação de posts nas diferentes redes sociais.
- Relatórios e Acompanhamento – É possível receber lembretes automáticos para, por exemplo, contactar um cliente com quem já não se fala há algum tempo.
Os dois pontos que diferenciam uma empresa boa de uma empresa ótima são: os processos e as equipas internas. É inegável que o sucesso de uma organização depende das pessoas que a constituem, da sua dedicação, trabalho, integridade e colaboração. Estes fatores desenvolvem-se através das melhores estratégias e execuções internas.
A Automação vem trazer aos colaboradores a possibilidade de entender em profundidade a utilidade do trabalho que realizam e para que objetivos este contribui. Para além disso, com estas tecnologias, aumenta também a liberdade dos colaboradores treinarem capacidades que não estavam a ser aproveitadas ou aprender capacidades novas, imputando valor à empresa.
A mudança, no mundo dos negócios de hoje, é constante. As tecnologias e a Inteligência Artificial só vêm impulsioná-la. A melhor forma de as organizações tirarem proveito desta evolução é abraçando uma Cultura Organizacional que suporta o diálogo aberto e a empatia, passando aos colaboradores uma sensação de segurança. As empresas que adotam a Automation First contam com o apoio de uma cultura empresarial curiosa, inovativa e com disposição e vontade de resolver problemas.
O principal desafio é mostrar às pessoas que a automação as põe dentro do trabalho.
